华中科技大学学生基本身份信息变更管理办法(校学籍〔2013〕56号)
发布时间:2013-05-30    发布者:

    (校学籍〔2013〕56号)        

第一条  为规范我校学生基本身份信息变更管理工作,保障学生合法权益,根据教育部《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》(教学〔20073号)、《关于加强普通高等教育学生学籍电子注册工作的通知》(教学司〔200924号)和《华中科技大学学生注册管理办法》(校学籍〔2012360号),结合我校实际,制定本管理办法。  

第二条  本办法所指的学生基本身份信息,主要是指在校学生的姓名、性别、民族、出生日期、身份证件号码等个人身份信息。对在籍学生信息的变更,适用本办法。  

第三条  学生属于以下情况之一的,学校不予受理其变更基本身份信息申请:  

(一)学生尚未取得我校学籍,或者已经终止我校学籍的;  

(二)学生在休学期间;  

(三)学生在未注册期间;  

(四)学生同时申请变更姓名和身份证件号码两项信息的;  

(五)享受了少数民族学生入学考试加分等优惠政策,申请从少数民族更改为汉族的;  

(六)学生申请变更的基本身份信息发生变更的时间在入学考试录取之前;  

(七)毕业生在毕业学期申请修改基本身份信息;  

(八)根据教育部或湖北省教育厅有关规定,不允许受理的有关变更事项。  

第四条  内地(中国大陆)学生需要变更其个人基本身份信息,应持相关证明材料原件向学校注册中心提出变更申请。  

学生须提供的证明材料包括:  

(一)华中科技大学学生基本身份信息变更申请表(见附件1)。  

(二)第二代居民身份证。  

(三)因入学录取信息错误导致学校学生基础数据库的错误,学生须先向生源地省级招考部门申请变更录取信息,并获得由生源地省级招考部门出具的同意变更的证明(本专科生见附件2、研究生见附件3)。该证明应署生源地省级招考部门经办人姓名、部门名称、联系方式并加盖公章,由生源地省级招考部门送达学校。  

(四)在校期间变更姓名的,须提供下列材料之一:居民户口簿、集体户口底页、公安派出所出具的姓名变更证明。材料中应载明变更时间、变更前后的内容,变更记载应加盖有公安派出所户口专用章。  

(五)在校期间变更出生日期和身份证号码的,须提供下列两种材料:记载有变更情况的居民户口簿或集体户口底页、公民身份号码更正证明。证明中应载明变更原因、时间、变更前后的内容,署县级公安机关名称并盖户口专用章,留出具证明的县级公安机关联系电话。  

(六)在校期间变更民族的,须提供地市级民族事务管理部门和地市级公安机关出具的变更证明、记载有变更情况的居民户口簿或集体户口底页。证明中应当载明变更的原因、时间、变更前后的内容,留出具证明单位的办公联系电话。  

(七)在校期间变更性别的,须提供县级公安机关出具的变更证明原件、记载有变更情况的居民户口薄或集体户口底页。证明中应当载明变更的原因、时间、变更前后的内容,留出具证明单位的办公联系电话。  

(八)学校要求提供的其他材料。  

第五条  内地(中国大陆)学生向学校申请变更基本身份信息,学校的办理流程是:  

(一)注册中心对学生的变更申请和提供的证明材料进行形式审查。证明材料基本完备的,注册中心指导学生填写华中科技大学学生基本身份信息变更申请表。由于录取信息错误导致的变更申请,注册中心指导学生提供生源地省级招考部门出具的变更证明。申请表中的录取照片由招生部门提供,在校期间照片由学生管理部门提供,学生的二代身份证照片由注册中心提取,表中的三张照片分别由提供照片的部门骑缝加盖部门公章。  

(二)学生管理部门负责核对学生的录取照片、在校照片及学生本人是否一致,提出是否同意变更的明确意见,由审核人和部门负责人签字并盖部门公章。  

(三)招生管理部门负责核查学生信息变更是否涉及招生入学考试加分项目,是否影响加分资格,变更后学生是否仍然符合当年的录取条件,核对学生的录取照片、在校照片及学生本人是否一致,并提出是否同意变更的明确意见,由审核人和部门负责人签字并盖部门公章。  

(四)学籍管理部门负责再次核对学生的录取照片、在校照片及学生本人是否一致,根据变更前后信息,在录取数据库、学籍数据库和学历数据库中查询是否有重名重身份证号的情况,提出是否同意变更的明确意见,由审核人和部门负责人签字并盖部门公章。  

(五)注册中心审核变更证明材料的合法性、真实性。  

在收到学生变更证明材料后,注册中心应到学校档案馆查档,重点核查学生申请变更的信息项在学生档案中的历史记载及变动情况。当学生档案不在学校时,注册中心应致函委托学生档案管理部门代为查档,出具查档结论书面意见。必要时,注册中心应到学生档案管理部门,办理有关手续以后查档核查。  

注册中心应同时向出具有关证明的单位进行书面核实或电话核实,必要时应到出具证明的单位或者学生原籍进行实地调查核实。  

(六)变更证明材料核实结束后的15个工作日内,根据核实结果符合变更条件的,由注册中心提请学校出具予以变更的公文,并对相应信息在学校学生基础数据库中进行变更。  

在变更学生信息后的5个工作日内,注册中心将该变更事项通报相关学籍管理部门,由学籍管理部门向湖北省教育厅报送变更申请,并由湖北省教育厅按相关规定向教育部备案变更。  

注册中心负责将学校批准变更学生基本身份信息的公文转档案馆归入学生档案,并将变更事项通报校内有关部门。  

根据变更证明材料核实结果,不符合变更条件的,注册中心告知学生学校不予变更,并退还学生的变更证明材料。  

第六条  身份证件为中国居民身份证的学生,需要变更居民身份证号码时,如果变更部分的前6位(地址码)所代表的行政区划跨越了省(自治区、直辖市),变更申请须先经招生管理部门审查以后再按本管理办法规定流程办理。  

第七条  港澳台地区及华侨学生申请变更基本身份信息,变更申请须先经学校港澳台华侨学生办公室审查以后再参照本管理办法第四条、第五条规定流程办理。  

第八条  外国留学生申请变更基本身份信息,由国际教育学院受理、审批。国际教育学院同意外国留学生变更其相关基本身份信息的,应将变更结论书面抄送注册中心。  

第九条   为规范管理,学校每年定期受理和审批学生的基本身份信息变更申请。  

第十条  有效身份证件是指:  

(一)内地(中国大陆)学生,为第二代居民身份证;  

(二)香港、澳门学生,为港澳居民来往内地通行证或港澳居民身份证;  

(三)台湾学生,为台湾居民来往大陆通行证;  

(四)华侨学生,为中国护照;  

(五)外国留学生,为其所持护照。  

以上所有身份证件,均应在有效期内。  

第十一条  本办法中,招生管理部门、学籍管理部门、学生管理部门,分别是指:  

(一)内地(中国大陆)普通本科生,招生管理部门为学生工作处,学籍管理部门为教务处,学生管理部门为学生所在院系;  

(二)内地(中国大陆)研究生,招生管理部门和学籍管理部门均为研究生院,学生管理部门为学生所在院系;  

(三)港澳台地区及华侨学生,本科生的招生管理部门和学生管理部门均为港澳台华侨学生办公室,学籍管理部门为教务处;研究生的招生管理部门和学籍管理部门均为研究生院,学生管理部门为港澳台华侨学生办公室。  

(四)外国留学生及外国进修生,招生管理部门、学生管理部门均为国际教育学院;对于具有学籍的学生,学籍管理部门根据学生类别分别为教务处或研究生院。  

(五)高等职业技术教育学生、成人教育学生、网络教育学生,招生管理部门、学籍管理部门和学生管理部门均为远程与继续教育学院。  

第十二条  本办法自发布之日起实施,由注册中心负责解释。原《华中科技大学学生基本身份信息变更管理暂行办法》(校教〔200765号)、《华中科技大学学生基本身份信息变更管理补充规定》(校教〔200999号)同时废止。